Der erste Schritt, um ein Thema der Redaktion bekannt und interessant zu machen, sollte über eine Mail führen. Inhalt: kurze Vorstellung des Themas, im Idealfall ein auf das Wesentliche konzentrierter und ausformulierter Text, Kontaktdaten von möglichen Ansprechpartnern, zum Thema passende Bilder. Sollte es um Hinweise auf anstehende Veranstaltungen gehen, ist rechtzeitige Information wichtig. Bei Turnieren oder Wettbewerben von eher lokaler Bedeutung die Redaktion möglichst eine Woche zuvor informieren. Bei größerer Strahlkraft und Wertigkeit gerne auch schon zwei, drei Monate vorher. Ein Telefonat ist in solchen Fällen meist hilfreich, auch um den persönlichen Kontakt zur Redaktion herzustellen. So wie generell ein Anruf oftmals viel bewirken kann, und sei es nur die Erklärung, warum ein Thema für die Redaktion nicht relevant erscheint.
Davon sollte man sich aber ebenso wenig entmutigen lassen wie von der Umformulierung oder starker Kürzung eingereichter Texte. Der ausgebildete Journalist sieht den Inhalt nun mal mit anderen Augen als die meisten Pressewarte in den Vereinen, ohne deren Arbeit und Qualität pauschal zu nahe treten zu wollen. Aber wenn ein Text damit beginnt (was nicht selten vorkommt), dass die Jugendmannschaft des TV Superduper sich am Freitagmorgen zur Busfahrt an der Vereinshalle getroffen hat und mit dem Gewinn der deutschen Meisterschaft endet, dann wird der Sportredakteur den Aufbau auf den Kopf stellen. Denn das Wichtigste gehört an den Anfang des Textes. Auch Zitate der erfolgreichen Sportler oder Trainer sind hilfreich, um dem Text mehr Tiefe zu geben und ihn auflockern zu können.